Τι θα μάθεις
- Να περιγράφεις τα πεδία του αρχείου δραστηριοτήτων.
- Να αναγνωρίζεις ποιοι οφείλουν να τηρούν αρχείο.
- Να εξηγείς ποιες επιχειρήσεις εξαιρούνται.
Υποχρέωση τήρησης αρχείου
Κάθε υπεύθυνος και εκτελών επεξεργασίας τηρεί αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, εκτός αν ο υπεύθυνος είναι επιχείρηση ή οργανισμός κάτω των 250 ατόμων και η επεξεργασία δεν είναι πιθανό να επηρεάσει τα δικαιώματα των υποκειμένων, δεν είναι περιστασιακή ή δεν περιλαμβάνει ειδικές κατηγορίες δεδομένων.
Ορισμός: Εξαίρεση μικρών επιχειρήσεων
Η εξαίρεση δεν εφαρμόζεται αν η επεξεργασία είναι τακτική, περιλαμβάνει ειδικά δεδομένα ή γίνεται σε μεγάλη κλίμακα.
Περιεχόμενα αρχείου
- Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας υπευθύνου, εκτελούντος και ΥΠΔ.
- Σκοποί της επεξεργασίας.
- Περιγραφή κατηγοριών υποκειμένων και δεδομένων.
- Κατηγορίες αποδεκτών και τυχόν διαβιβάσεις.
- Χρονικά όρια διατήρησης.
- Περιγραφή μέτρων ασφάλειας.
- Νόμιμες βάσεις, όπου εφαρμόζονται.
Πρακτική σημασία
Το αρχείο δραστηριοτήτων τεκμηριώνει τη συμμόρφωση και τίθεται στη διάθεση της εποπτικής αρχής κατόπιν αιτήματος. Σε δημόσιους φορείς τηρείται υποχρεωτικά ανεξαρτήτως μεγέθους.
Σημαντικά σημεία
- Υποχρέωση τήρησης: υπεύθυνοι και εκτελούντες.
- Εξαίρεση μόνο για μικρές επιχειρήσεις με περιστασιακές, μη ευαίσθητες επεξεργασίες.
Τι να θυμάσαι
- Περιλαμβάνει σκοπό, νόμιμη βάση, αποδέκτες, χρόνο διατήρησης, μέτρα ασφάλειας.
- Οι δημόσιοι φορείς δεν τυγχάνουν της εξαίρεσης.
- Το αρχείο παρέχεται στην Αρχή κατόπιν αιτήματος.
Σύντομη ανακεφαλαίωση
Το αρχείο δραστηριοτήτων τεκμηριώνει κάθε επεξεργασία. Αποτελεί κεντρικό εργαλείο λογοδοσίας και ελέγχου από την Αρχή.
Γρήγορος έλεγχος
Απάντησε νοερά και άνοιξε την απάντηση για επιβεβαίωση.
1. Ποια στοιχεία περιλαμβάνει το αρχείο δραστηριοτήτων;
Σκοπούς, κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων, αποδέκτες, χρόνο αποθήκευσης, μέτρα ασφάλειας, νόμιμες βάσεις και στοιχεία ΥΠΔ.
2. Ποιοι εξαιρούνται από την υποχρέωση τήρησης αρχείου;
Επιχειρήσεις κάτω των 250 ατόμων με μη τακτική, μη ευαίσθητη, μη μεγάλης κλίμακας επεξεργασία.
3. Πρέπει οι δημόσιοι φορείς να τηρούν αρχείο;
Ναι, υποχρεωτικά, ανεξαρτήτως μεγέθους οργανισμού.
Ολοκλήρωσες το κεφάλαιο;
Σήμανέ το αφού διαβάσεις τη θεωρία και κάνεις τον σύντομο αυτοέλεγχο. Το προσωπικό πλάνο θα περάσει στο επόμενο βήμα.